Warum IT-Outsourcing häufig teurer ist als geplant

Zu erstaunlichen Ergebnissen kam eine Studie der Firma Lieberman Software zum Thema IT-Outsourcing.

Demnach sind über ein viertel der befragten Unternehmen mit dem Outsourcing ihrer IT-Abteilung unzufrieden. Die Gründe erfahrt Ihr im folgenden Artikel.

IT-Outsourcing Umfrage

Welche Firma spielt nicht mindestens einmal mit dem Gedanken, die eigene IT-Abteilung outzusourcen. Die Hauptgrund ist eigentlich immer der gleich: Kosten senken.

Aber Achtung: Die aktuelle Umfrage der Firma Lieberman Software besagt, dass bei zwei drittel der befragten Unternehmen die IT-Kosten höher ausgefallen sind, als ursprünglich geplant. 27% gaben sogar an, dass die Kosten wesentlich höher sind, als geplant.

Zudem gaben dreiviertel der Befragten an, dass sie sich regelrecht über den Tisch gezogen fühlen. Sie sind der Meinung, dass der IT-Dienstleister regelrecht Arbeit erfinde, um so schön abzukassieren. Wenn Ihr mehr von der Umfrage wissen wollt, dann könnt Ihr Euch diese hier kostenlos herunterladen: IT-Outsourcing Umfrage.

Falsche Einschätzung von IT-Kosten

Um ehrlich zu sein, überraschen mich diese Ergebnisse überhaupt nicht. Die meisten User denken doch, dass in der IT alles immer nur ein Knopfdruck ist. Da kann sich doch kaum einer vorstellen, dass eine komplexe IT-Struktur in Unternehmen etwas vollkommen anderes ist als der heimische Windows-PC.

Solange die IT-Abteilung noch im Unternehmen ist, fällt dies natürlich nicht so sehr auf. Wenn aber die IT-Abteilung ausgegliedert wurde und die ersten Rechnungen reinkommen, dann werden die Augen plötzlich ganz groß und Unverständnis keimt auf.

Natürlich fallen einerseits in der IT-Abteilung nach einer Ausgliederung Tätigkeiten an, die zuvor nicht anvielen (z.B. Rechnungen schreiben oder ggf. eine ausführlichere Dokumentation). Das größte Problem tritt meistens aber schon vorher auf: bei der Planung des Outsourcings.

Denn vor jeder Umstrukturierung stehen zunächst Kostenkalkulationen an. Und hier werden gerne Preise genommen, die von anderen Dienstleistern im Normalbetrieb verlangt werden, Sonderausgaben werden aber leider vergessen.

Outsourcing des E-Mail-Servers

Ein einfaches Beispiel (im Gegensatz zu Softwareentwickler-Tätigkeiten) ist das Outsourcing des E-Mail-Servers. Es ist ein Leichtes Preise für ein E-Mail-Postfach zu erfragen. Aber wie sieht es denn aktuell in der Haus-IT aus?

Vielleicht werden viel größere Postfächer benötigt, als die Standardfächer des Anbieters? Und was ist mit öffentlichen Ordnern? Diese müssten auch zusätzlich bezahlt werden. Was kostet eigentlich das Anlegen oder das Ändern eines Postfaches? Und und und…

Sicher gehört hier noch eine Menge mehr zu, die ein Administrator besser weiß als ich. Aber aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass hier richtig große Preisunterschiede entstehen können.

Kleinvieh macht auch Mist

Aber auch die kleinen Anpassungen, die von der IT häufig auf dem schnellen Dienstweg gemacht werden, fallen bei der Kalkulation vollkommen unter den Tisch.

Wenn man aber als Dienstleister aktiv ist, wird aus einer Kleinigkeit von vielleicht fünf Minuten (die sonst nirgendswo auftauchten) durch Dokumentation, Ticketverwaltung etc. schnell eine viertel Stunde oder mehr. So werden aus 4 kleinen Anrufen plötzlich eine Stunde. Und die fehlt einem nachher natürlich, würde man sie nicht berechnen.

Schnell entsteht da natürlich der Eindruck, dass der Dienstleister Sachen macht, die nicht notwendig sind, was aber tatsächlich gar nicht der Fall ist.

Fazit

Wenn man als Verantwortlicher wirklich seine IT outsourcen möchte, dann sollte man sich diesen ganzen Dingen bewusst sein und am besten bei der Kalkulation einen Verantwortlichen oder Fachkundigen zu Rate ziehen. Und man sollte sich auch nicht zu schade sein bei Unklarheiten einfach mal nachzufragen.

Außerdem sollte man sich natürlich auch dem nicht unerheblichen Wissensverlust bewusst sein, der durch eine Ausgliederung entsteht.

Was für Erfahrungen habt Ihr mit IT-Outsourcing? Arbeitet Ihr vielleicht als ausgegliederter Teil einer Firma?